Als zelfstandige in België is een klantenlisting, BTW-listing of kortweg listing van groot belang. Deze lijst biedt een inzicht in de relaties die je onderhoudt met andere ondernemingen en helpt je vooral om te voldoen aan de BTW-wetgeving in België.

Wat is een klantenlisting?
Wie indienen?
Moet je geen listing indienen?
Wanneer indienen?
Hoe indienen?
Vermijd boetes
Belangrijk!

Laten we daarom dieper ingaan op wat een klantenlisting inhoudt en wie, wanneer en hoe de listing gaat indienen.

Wat is een Klantenlisting?

Een klantenlisting is simpelweg een lijst van ondernemingen met Belgische BTW-nummers aan wie je diensten of goederen hebt geleverd tijdens het vorige kalenderjaar, waarbij het totale gefactureerde bedrag meer dan 250 EUR (exclusief BTW) bedraagt.

In deze lijst noteer je per klant, van alle Belgische klanten met omzet van meer dan 250 euro:
-BTW-nummer van de klant;
-Totaalbedrag van geleverde goederen met referentie L (leveringen van goederen) of S (diensten verkocht) en uitzonderlijk T (driehoeksverkeer) zonder BTW;
-En het totaalbedrag van verschuldigde BTW of te betalen BTW van het afgelopen kalenderjaar.

Klanten die alleen vrijgestelde handelingen verrichten volgens het artikel 44 van het BTW-wetboek, hoeven niet te worden opgenomen in de listing.

Wie indienen?

In principe moet elke onderneming die klanten heeft met een Belgisch BTW-nummer waaraan ze in het voorgaande kalenderjaar voor meer dan 250 EUR exclusief BTW gefactureerd hebben, dit doen. Er zijn echter uitzonderingen.

De eerste uitzondering betreft vrijgestelde ondernemingen volgens het artikel 44 van het BTW-wetboek. Als je onderneming alleen vrijgestelde handelingen verricht, hoef je geen klantenlisting in te dienen. Echter, als je een gemengde of gedeeltelijke belastingplichtige bent, ben je hiertoe wel verplicht, zij het dat de vrijgestelde handelingen niet moeten worden opgenomen.

De tweede uitzondering is van toepassing op kleine ondernemingen die onder de Kleine ondernemingsregeling vallen, met een omzet van minder dan 25.000 EUR per jaar. In dit geval hoef je geen klantenlisting in te dienen als je alleen klanten hebt met geen Belgisch BTW-nummer of als hun jaarlijkse omzet niet meer dan 250 euro (exclusief BTW) bedraagt.

Moet je geen listing indienen?

Wat te doen als je onderneming het afgelopen jaar geen handelingen heeft verricht die moeten worden vermeld in de listing? Dit varieert afhankelijk van je situatie:

• Voor belastingplichtigen met periodieke BTW-aangiften: markeer het voorziene vak in de BTW-aangifte van het vierde kwartaal of dien een nihil-klantenlisting in.
• Voor belastingplichtigen met de landbouwregeling: dien een nihil-klantenlisting in.
• Voor belastingplichtigen met de kleine ondernemingsregeling: je hoeft geen klantenlisting in te dienen (zie tweede uitzondering).
• Voor leden van een BTW-eenheid met periodieke aangiftes: dien een nihil-klantenlisting in of informeer je bevoegde kantoor schriftelijk.
• Voor alle andere belastingplichtigen: informeer je bevoegd kantoor schriftelijk.

Wanneer indienen?

Jij of je boekhouder moet de klantenlisting elk jaar vóór 31 maart indienen.
Als je je zelfstandige activiteit hebt stopgezet, dien je de klantenlisting binnen de drie maanden na de stopzetting van je BTW-nummer in te dienen.

Hoe indienen?

Dit kan digitaal via Intervat, waar je ook je periodieke BTW-aangiften indient. Als het echt niet digitaal lukt, kun je een papieren versie opvragen aan je bevoegd lokaal kantoor.

Houd er rekening mee dat als je onderneming onderworpen is aan een andere regeling, je niet verplicht bent om het digitaal in te dienen. Toch is het voor de eenvoud aan te raden om het digitaal in te dienen via Intervat.

Vermijd boetes

Dien de klantenlisting of BTW-listing op tijd in om boetes te vermijden. Doe je dat niet, dan riskeer je een boete van 25,00 tot 3.000,00 euro. De boete wordt trapsgewijs opgelegd, afhankelijk van het aantal klanten dat ontbreekt en de periode dat je te laat bent. Wanneer je dus vergeet om je listing in te dienen, kan dit tot 3.000 euro kosten, zelfs al gaat het om een nihil-listing.

Belangrijk!

Het correct bijhouden van je verkoopfacturen en het indienen van je klantenlisting is essentieel voor een goede werking van je onderneming en vooral om te voldoen aan de wettelijke vereisten.
Vergeet dus niet om je klantenlisting tijdig en nauwkeurig in te dienen om problemen met de BTW-dienst te voorkomen.

Voor meer info en bron

Lees ook het blogartikel De BTW

Leerrijke groetjes

Sandrina