Een factuur maken? Dat is toch gewoon een bedrag opschrijven en klaar?
Nou… niet helemaal! 😅 Een correcte factuur is de sleutel tot een gezonde cashflow. Het zorgt ervoor dat je sneller betaald wordt, voorkomt gedoe met de fiscus en bespaart je een hoop administratieve rompslomp.
En alsof dat nog niet genoeg is, staat er een grote verandering voor de deur:
vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via Peppol verplicht voor alle B2B-transacties in België.
Maar geen paniek! In dit artikel ontdek je stap voor stap hoe je een perfecte factuur opstelt én hoe je je voorbereidt op de overstap naar Peppol.
Waarom een correcte factuur belangrijk is?
De drie essentiële onderdelen van een factuur
1. Factuurkop
2. Factuurregels: de geleverde prestaties
3. Factuurvoet: optellen en betalen
Wat is Peppol?
Wat maakt Peppol uniek?
Hoe werkt Peppol in de praktijk?
Stap 1: Registreer je bij een Peppol Access Point
Stap 2: Maak en verstuur een Peppol-factuur
Stap 3: Je klant ontvangt en verwerkt de factuur
Wat verandert er precies in 2026?
Wat mag NIET?
Wat MOET wel?
Zijn er uitzonderingen?
Hoe bereid je je voor op Peppol?
Veelgestelde vragen over Peppol
Conclusie: beter nu starten dan te laat!
Waarom een correcte factuur belangrijk is?
Wist je dat minstens 1 op de 10 facturen te laat wordt betaald? Dat betekent stress, geldproblemen en misschien zelfs klanten die nooit betalen.
- Een correcte factuur helpt je om:
Sneller betaald te worden.
Boetes en discussies met de fiscus te vermijden.
Je administratie overzichtelijk te houden.
Professioneel over te komen bij klanten.
Een foutje op je factuur kan je duur komen te staan. Tijd om dit goed aan te pakken!
De drie essentiële onderdelen van een factuur
Een factuur bestaat uit drie belangrijke secties:
1️⃣ Factuurkop → Wie factureert wie? De basisgegevens.
2️⃣ Factuurregels → Wat is geleverd en hoeveel kost het?
3️⃣ Factuurvoet → Hoeveel moet de klant betalen en tegen wanneer?
1. Factuurkop
De factuurkop bevat alle belangrijke administratieve gegevens. Deze moeten correct en volledig zijn.
- Het woord ‘Factuur’ → Zonder dit woord is het juridisch gezien geen factuur.
- Factuurdatum → De datum waarop de factuur wordt uitgereikt. Dit beïnvloedt je BTW-aangifte en betalingstermijn.
- Uniek factuurnummer → In volgorde zonder hiaten! Bijvoorbeeld:
2025-001,2025-002… - Jouw bedrijfsgegevens → Bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer, ondernemingsnummer, bankrekeningnummer met IBAN en BIC.
- Klantgegevens → Bedrijfsnaam, contactpersoon, adres en (indien B2B) BTW-nummer van de klant.
- Datum van de levering of dienst → Datum waarop het goed geleverd is bij de klant of datum wanneer de dienst gebeurt is.
- Betaalvoorwaarden → Binnen hoeveel dagen moet de factuur betaald worden?
📌 Voorbeeld van een factuurkop:
2. Factuurregels: de geleverde prestaties
Hier komt de kern van de factuur: wat heb je geleverd of gedaan? Dit noteer je duidelijk en gestructureerd.
- Omschrijving van de goederen of diensten.
- Aantal stuks of uren.
- Eenheidsprijs.
- Totaalbedrag exclusief BTW.
- BTW-percentage en -bedrag.
📌 Voorbeeld factuurregels:
| Omschrijving | Aantal | Prijs per stuk | Totaal (excl. BTW) | BTW % | BTW-bedrag |
|---|---|---|---|---|---|
| Webdesign pakket | 1 | € 750,00 | € 750,00 | 21% | € 157,50 |
| Hosting & domein | 1 jaar | € 100,00 | € 100,00 | 21% | € 21,00 |
| Advies op maat | 2 uur | € 80,00 | € 160,00 | 21% | € 33,60 |
💡 Tip: Vermijd vage omschrijvingen zoals “diensten geleverd”. Wees specifiek, wat je exact gedaan hebt!
Lees hier meer over de BTW en de BTW-percentages.
3. Factuurvoet: optellen en betalen
Hier noteer je het totaalbedrag en de onderdelen ervan.
- Subtotaal (excl. BTW) of MVH→ De som van alle bedragen vóór BTW.
- BTW per tarief → 6%, 12% of 21% BTW.
- Totaalbedrag inclusief BTW of factuurbedrag→ Het uiteindelijke bedrag dat de klant moet betalen.
📌 Voorbeeld factuurvoet:
E-facturatie via Peppol: ben jij klaar voor 2026?
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via Peppol verplicht voor alle B2B-transacties in België.
Maar wat betekent dat concreet?
Wat is Peppol?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line en is een beveiligd netwerk waarmee bedrijven en overheden in heel Europa e-facturen en andere handelsdocumenten kunnen uitwisselen. Het is géén software, maar een internationaal protocol dat de veilige en gestandaardiseerde overdracht van facturen mogelijk maakt.
Peppol werkt als een postnetwerk voor digitale facturen. Net zoals je een brief niet rechtstreeks bij de ontvanger aflevert, maar via een postkantoor verstuurt, verzendt Peppol jouw factuur via een beveiligd netwerk naar de klant.
Wat maakt Peppol uniek?
- Automatische verwerking → Geen manuele invoer meer, minder fouten.
- Beveiligde verzending → Fraudegevoelige PDF-facturen worden overbodig.
- Uniform formaat → Geen gedoe met verschillende factuurindelingen (nog gemakkelijker om te automatiseren).
Hoe werkt Peppol in de praktijk?
Om Peppol te gebruiken, doorloop je de volgende stappen:
Stap 1: Registreer je bij een Peppol Access Point
Om e-facturen via Peppol te versturen of ontvangen, heb je een Peppol Access Point nodig. Dit is een tussenpartij die jouw facturen omzet naar het juiste formaat en via het Peppol-netwerk verstuurt.
Veel boekhoudpakketten en facturatiesoftware hebben al een ingebouwd Peppol Access Point, zoals:
- Billit
- Yuki
- Exact Online
- Octopus
- CodaBox
- ClearFacts
Gebruik je een ander softwarepakket? Check dan of deze werkt met Peppol.
Stap 2: Maak en verstuur een Peppol-factuur
Een Peppol-factuur ziet er niet uit als een gewone PDF, maar is een gestructureerd XML-bestand in UBL-formaat (Universal Business Language). Dit is een computervriendelijke standaard die door alle Peppol-partners wordt herkend.
Wat gebeurt er wanneer je een factuur via Peppol verstuurt?
- Je maakt een factuur in je Peppol-compatibele facturatiesoftware.
- De factuur wordt omgezet naar XML-UBL en via het Peppol-netwerk verzonden.
- De klant ontvangt de factuur direct in zijn boekhoudsoftware en kan deze automatisch verwerken.
Geen manueel ingeven meer! Peppol maakt het mogelijk dat facturen automatisch worden geboekt in het systeem van je klant.
Stap 3: Je klant ontvangt en verwerkt de factuur
- Je klant moet ook aangesloten zijn op Peppol via zijn of haar softwarepakket om de factuur te ontvangen.
- De factuur wordt automatisch ingelezen in het boekhoudsysteem.
- De betaling kan sneller verlopen, omdat er geen fouten of vertragingen zijn door manuele verwerking.
👉 Wist je dat? De meeste overheden in Europa waaronder België werken al met Peppol.
Grote bedrijven schakelen nu ook massaal over, ze willen niet wachten tot januari 2026!
Wat verandert er precies in 2026?
Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor alle B2B-transacties in België.
Wat mag NIET meer?
–Papieren facturen versturen.
-PDF-facturen via e-mail verzenden.
-Handmatig facturen invoeren in boekhoudsoftware.
Wat MOET wel?
- Facturen versturen via een Peppol Access Point.
- Gebruik maken van een Peppol-compatibele boekhoudpakket.
- Facturen digitaal laten verwerken.
Zijn er uitzonderingen?
Ja, er zijn enkele uitzonderingen op de verplichting, volgens wat er bekend is op 20/03/2025:
–B2C-facturatie (facturen aan particulieren)
Als je enkel factureert aan particulieren, dan hoef je nog niet verplicht via Peppol te factureren.
-Internationale facturen (buiten de EU)
Facturen aan bedrijven buiten de EU vallen mogelijk buiten de Peppol-verplichting. Wel kunnen andere e-facturatieprotocollen zoals Factur-X of EESPA van toepassing zijn.
Check dit zeker voor je een factuur opmaakt naar een land buiten de EU.
-Specifieke sectoren
Sommige sectoren krijgen mogelijk uitstel of een aangepaste regeling. Denk hierbij aan bepaalde vrije beroepen (artsen, advocaten) of non-profitorganisaties.
👉 Check daarom tijdig met je boekhouder of je (internationale) klant wat de specifieke regels zijn.
Hoe bereid je je voor op Peppol?
Wil je vlot overschakelen op Peppol vóór 2026? Volg dan deze stappen:
1. Controleer of je facturatiesoftware Peppol ondersteunt
Werk je al met een digitaal facturatieprogramma? Controleer dan of het Peppol-ready is.
Nog geen boekhoudpakket? Overweeg een overstap naar een Peppol-compatibel systeem.
2. Registreer je bij een Peppol Access Point
Veel softwareleveranciers bieden standaard Peppol-integraties aan. Vraag na of je registratie nodig hebt.
3. Test de e-facturatie met enkele klanten
Begin met een proefperiode en verstuur een paar e-facturen naar klanten die al Peppol gebruiken.
4. Informeer je klanten en leveranciers
Niet alle bedrijven zijn al voorbereid op Peppol. Zorg ervoor dat je klanten weten dat je in 2026 volledig digitaal factureert.
5. Wees tijdig klaar vóór 1 januari 2026!
Wacht niet tot de laatste weken van 2025. Begin enkele maanden vooraf met de overstap, zodat je niet in de problemen komt in januari 2026.
Veelgestelde vragen over Peppol
Kan ik nog een PDF-factuur naast Peppol versturen?
Ja, sommige facturatiepakketten bieden de optie om zowel een Peppol-factuur als een PDF naar de klant te sturen. Dit kan handig zijn voor klanten die nog niet volledig op Peppol zijn aangesloten.
Zijn er kosten verbonden aan Peppol?
Dat hangt af van je softwareleverancier. Sommige facturatiepakketten rekenen een kleine maandelijkse bijdrage voor toegang tot Peppol aan.
Conclusie: beter nu starten dan te laat!
✔ Een correcte factuur zorgt voor een snellere betaling en voorkomt problemen met de belastingdienst.
✔ Vanaf 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor alle Belgische bedrijven.
✔ Begin NU al met de overstap en voorkom last-minute stress.
Klaar voor de toekomst? Zet vandaag de eerste stap naar Peppol!
Ondernemende groetjes
Sandrina