Factuur berekenen: wil je weten hoe je dit correct doet volgens de Belgische wetgeving? Dan ben je hier op de juiste plek. In deze blog leer je stap voor stap hoe je een professionele factuur opmaakt: van prijsopbouw tot btw-aangifte en met concrete boekingsvoorbeelden. Zo voorkom je fouten én bespaar je tijd.
1. Wanneer moet je factureren?
Als je levert aan andere btw-plichtigen (dus met ondernemers die een BTW-nummer hebben) of rechtspersonen (zoals vennootschappen en VZW’s), ben je verplicht om een factuur uit te reiken.
De deadline? Uiterlijk op de 15e van de maand na het belastbaar feit (zoals de levering van goederen of volbrenging van de dienst). Bij verkoop aan particulieren (zonder BTW-nummer) geldt dit alleen in uitzonderingen. Voor de rest werk je met een dagontvangstenboek bij verkoop aan particulieren. Daar vul je in per dag hoeveel je hebt ontvangen, (verkocht hebt) van particulieren.
Tip: bewaar je facturen minstens 10 jaar, digitaal of op papier.
2. Hoe bouw je een factuur logisch op?
Een correcte factuur bestaat uit meer dan enkel bedrag en btw. Dit zijn de kernstappen bij het factuur berekenen:
Stap 1: Netto bedrag berekenen
Neem de hoeveelheid × eenheidsprijs.
Stap 2: Handelskorting toepassen
Trek de eventuele handelskorting af van je verkopen vóór je de kosten berekent.
Stap 3: Kosten tevoegen
Tel de eventueel kosten op zoals de vervoerskosten of verzekeringskosten.
Stap 4: Financiële korting of Contante korting
Bereken de financiële korting voor je de BTW berekent. Deze trek je ook af.
Stap 5: Btw berekenen
Pas het juiste btw-tarief toe op het bedrag na korting:
-
21% → standaardtarief
-
12% → o.a. restaurantdiensten en sommige landbouwvoertuigen.
-
6% → o.a. water, voeding en boeken
Hier vind je meer informatie over de BTW.
En hier vind je een online BTW-calculator.
Stap 6: Financiële korting
Tel de financiële korting terug op. Je weet namelijk niet of je klant of jij, als leverancier effectief gaat gebruiken maken van de korting bij boeken van de factuur.
Stap 7: Terugstuurbare verpakking
Terugstuurbare verpakking zijn zaken die worden gebruikt om de handelsgoederen goed te kunnen vervoeren, maar blijven waardevol. Denk aan europalletten of vaten.
Stap 8: Totaal incl. btw
Totaal factuurbedrag, na optelling van BTW, financiële korting en terugstuurbare verpakking.
Onderaan deze blog vind je deze 8 stappen in een overzichtelijk schema.
3. Wat moet er verplicht op een factuur staan?
-
Factuurdatum + opeenvolgend nummer
-
Gegevens van jezelf en je klant (btw-nummers)
-
Omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijzen
-
Btw-bedragen uitgesplitst per tarief + totaal incl. btw
-
Eventuele clausules zoals “btw verlegd” of “vrijgesteld van btw”
Hier vind je meer uitleg over wat er op een factuur moet staan.
Maak je een creditnota? Voeg de verplichte zin toe:
“Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.”
4. Hoe boek je een factuur?
Voorbeeld verkoopfactuur (21%):
Btw-aangifte
-
Rooster 03: Bedrag exclusief BTW
-
Rooster 54: Verschuldigde BTW of Te betalen BTW
5. Hoe ga je om met voorschotten?
Krijg je een betaling vooraf? Dan wordt de btw opeisbaar bij ontvangst van het voorschot. Maak een voorschotfactuur en verwerk die later op de eindfactuur. Zo blijft je aangifte correct en overzichtelijk.
6. Vergeet dit niet vanaf 2026: verplichte e-facturatie
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen elektronisch via Peppol verlopen. Een pdf volstaat niet meer. Check nu al of je facturatiesoftware dit ondersteunt.
Hier vind je alle informatie over Pepol.
7. Tot slot: een checklist voordat je op “verzenden” klikt
– Factuur- en leverdatum ingevuld (deadline: 15de van de volgende maand)
– Klantgegevens én btw-nummer correct
– Kortingen correct verwerkt (handelskorting vóór btw)
– Btw berekend en uitgesplitst per tarief
-Factuur berekenen goed gedaan (in het algemeen)
– Juiste roosters in je btw-aangifte
– E-facturatie voorbereid
Snel schema: factuur berekenen (basis & korting)
A) Basis (één btw-tarief)
| Prijs van de goederen / Prijs Handelsgoederen |
| Commerciële of Handelskorting (Com. K. / HK) |
| Additionele/extra kosten |
|
· Verpakkingsmateriaal · Laadkosten · Vervoerskosten · Douanerechten · Verzekeringen · …….. |
|
Tussentotaal 1/Nettoprijs –Financiële korting / Contante korting (FK/CK) Netto factuurprijs (excl. BTW) /MVH |
| BTW op maatstaf van heffing (MVH) |
| Aangerekende) Terugstuurbare verpakking (TV) |
| Totale factuurprijs met contante betaling (incl. BTW) |
| Financiële korting op netto factuurprijs |
| Totale factuurprijs zonder contante betaling (incl. BTW) |
Let op Handelskorting vs. Financiële korting
-
Handelskorting: Korting aftrekken meteen na handelsgoederen- of diensten, hoort bij de verkoop van handelsgeoderen en/of diensten.
-
Korting contant of financiële korting: Korting aftrekken voor berekening van de BTW, hoort bij het bedrag.
Met ondernemende groeten!
Sandrina
PS: een goed rekenmachine is een handig hulpmiddel bij factuur berekenen.
Facturen berekenen: wil je weten hoe je dit correct doet volgens de Belgische wetgeving? Dan ben je hier op de juiste plek. In deze blog leer je stap voor stap hoe je een professionele factuur opmaakt: van prijsopbouw tot btw-aangifte en met concrete boekingsvoorbeelden. Zo voorkom je fouten én bespaar je tijd.
1. Wanneer moet je factureren?
Als je levert aan andere btw-plichtigen (dus met ondernemers die een BTW-nummer hebben) of rechtspersonen (zoals vennootschappen en VZW’s, ben je verplicht om een factuur uit te reiken.
De deadline? Uiterlijk op de 15e van de maand na het belastbaar feit (zoals de levering of dienst). Bij verkoop aan particulieren (zonder BTW-nummer) geldt dit alleen in uitzonderingen. Voor de rest werk je met een dagontvangstenboek bij verkoop aan particulieren. Daar vul je in per dag hoeveel je hebt ontvangen, (verkocht hebt) van particulieren.
Tip: bewaar je facturen minstens 10 jaar, digitaal of op papier.
2. Hoe bouw je een factuur logisch op?
Een correcte factuur bestaat uit meer dan enkel bedrag en btw. Dit zijn de kernstappen bij het factuur berekenen:
Stap 1: Netto bedrag berekenen
Neem de hoeveelheid × eenheidsprijs.
Stap 2: Korting toepassen
Trek de eventuele handelskorting af vóór je de btw berekent.
Stap 3: Btw berekenen
Pas het juiste btw-tarief toe op het bedrag na korting:
-
21% → standaardtarief
-
12% → o.a. restaurantdiensten
-
6% → o.a. renovatie van woningen ouder dan 10 jaar
Hier vind je meer informatie over de BTW.
Stap 4: Totaal incl. btw
Tel de maatstaf en de btw op.
3. Wat moet er verplicht op een factuur staan?
-
Factuurdatum + opeenvolgend nummer
-
Gegevens van jezelf en je klant (btw-nummers)
-
Omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijzen
-
Btw-bedragen uitgesplitst per tarief + totaal incl. btw
-
Eventuele clausules zoals “btw verlegd” of “vrijgesteld van btw”
Hier vind je meer uitleg over wat er op een factuur moet staan.
Gebruik je een creditnota? Voeg de verplichte zin toe:
“Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.”
4. Hoe boek je een factuur?
Voorbeeld verkoopfactuur (21%):
Btw-aangifte
-
Rooster 03: Bedrag exclusief BTW
-
Rooster 54: Verschuldigde BTW of Te betalen BTW
5. Hoe ga je om met voorschotten?
Krijg je een betaling vooraf? Dan wordt de btw opeisbaar bij ontvangst van het voorschot. Maak een voorschotfactuur en verwerk die later op de eindfactuur. Zo blijft je aangifte correct en overzichtelijk.
6. Vergeet dit niet vanaf 2026: verplichte e-facturatie
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen elektronisch via Peppol verlopen. Een pdf volstaat niet meer. Check nu al of je facturatiesoftware dit ondersteunt.
Hier vind je alle informatie over Pepol.
7. Tot slot: een checklist voordat je op “verzenden” klikt
– Factuur- en leverdatum ingevuld (deadline: 15de van de volgende maand)
– Klantgegevens én btw-nummer correct
– Kortingen correct verwerkt (handelskorting vóór btw)
– Btw berekend en uitgesplitst per tarief
– Juiste roosters in je btw-aangifte
– E-facturatie voorbereid
Snel schema: factuur berekenen (basis & korting)
A) Basis (één btw-tarief)
|
Prijs van de goederen / Prijs Handelsgoederen |
|
Commerciële of Handelskorting (Com. K. / HK) |
|
Additionele/extra kosten |
|
· Verpakkingsmateriaal · Laadkosten · Vervoerskosten · Douanerechten · Verzekeringen · …….. |
|
Tussentotaal 1/Nettoprijs –Financiële korting / Contante korting (FK/CK) Netto factuurprijs (excl. BTW) /MVH |
|
BTW op maatstaf van heffing (MVH) |
|
Aangerekende) Terugstuurbare verpakking (TV) |
|
Totale factuurprijs met contante betaling (incl. BTW) |
|
Financiële korting op netto factuurprijs |
|
Totale factuurprijs zonder contante betaling (incl. BTW) |
Let op Handelskorting vs. Financiële korting
-
Handelskorting: Korting aftrekken meteen na handelsgoederen- of diensten, hoort bij de verkoop van handelsgeoderen en/of diensten.
-
Korting contant of financiële korting: Korting aftrekken voor berekening van de BTW, hoort bij het bedrag. Nadien terug optellen, want je weet niet of je klant of jij, als leverancier effectief gaat gebruiken maken van de korting bij boeken van de factuur.
Met ondernemende groeten!
Sandrina