De BTW is kommer en kwel of toch niet! Een verplichting van de overheid, met alleen maar werk voor ons en geen voordeel: hoor ik sommige ondernemers nu denken. Echter de BTW heeft wel waarde en graag leg ik uit waarom de BTW, interessant voor jou, de ondernemer is en niet alleen de extra werk?
Wat is de BTW
Voor Wie
Waarom BTW
Waar aanvragen
BTW-Percentages
Hoe berekenen op factuur
Termijn en Aangifte
Kwartaal of Maand
Wanneer kwartaal
Wanneer maand
Wat aangeven
Berekenen
Waar indienen
Hoe ingeven
Tijdig betalen
Contact bij vragen
Belang voor jou
Wat is de BTW
BTW staat voor Belasting over de toegevoegde waarde.
We betalen BTW op alle aankopen van producten en diensten in België. Bij verkoop aan consumenten is het BTW-bedrag altijd al bijgeteld bij de verkoopprijs. Bij ondernemers staat de prijs en de BTW altijd vermeld op de factuur.
Voor Wie
Voor alle ondernemers in België, dus ook voor jou, tenzij je gebruikt maakt van één van de uitzonderingen zoals BTW-vrijstellingsregeling kleine ondernemingen.
Alle Belgische ondernemers of degene die ondernemen in België hebben een BTW-nummer zoals bijvoorbeeld BE 0544 858 205 (mijn BTW-nummer). Soms spreekt men ook van een ondernemingsnummer: dat is het zelfde nummer, maar dan zonder BE ervoor.
Waarom BTW
BTW is een indirecte belasting, omdat het wordt aangerekend op de producten en/of diensten die men koopt. Het is dus onrechtstreeks: Je betaalt het bij wat je aankoopt.
De inkomsten van deze belasting komen uiteindelijke terecht bij de EU, door de Belgische overheid. Daarmee betalen zij onder andere hun werkingskosten en subsidies aan alle EU-landen. Denk maar aan subsidies voor boeren of voor de buurtfeesten in België.
Waar aanvragen
Het ondernemingsnummer ontvang je bij inschrijving als zelfstandige (of bij een vennootschap) in een ondernemingsloket. Ondernemingsloketten zoals Acerta, Liantis, Xerius. Iedere starter krijgt zo een nummer na betaling van een administratie kost van 101 euro in 2023. Daar geef je eveneens aan voor welke regeling en termijn je kiest.
BTW-Percentages
De percentages of tarieven zijn 6%, 12% of 21%, bovenop je gevraagde prijs van je goederen en diensten.
Het percentage is 6% voor basisgoederen zoals voeding, tijdschriften, boeken, geneesmiddelen, cultuur, bloemen en fietsherstellingen.
Het percentage is 12% voor maaltijden ter plaatse gegeten (cateringdienst), steenkool, banden voor landbouwvoertuigen, fytofarmaceutische producten, margarine, de nieuwbouw en renovatie van sociale woningen
Voor al het overige geldt het percentage van 21%. Dat zijn de luxegoederen.
Er zijn natuurlijk uitzonderingen, bijvoorbeeld 0% op dag- en weekbladen.
Voor specifieke goederen of diensten: de uitgebreide pdf-lijst en de uitzonderingen in KB nr. 20
Hoe berekenen op factuur
Als ondernemer reken je op je diensten en/of goederen een prijs. Dat is je verkoopprijs. Het bedrag zonder BTW of exclusief BTW. Op verkoopprijs wordt de BTW berekend, naargelang het vereiste percentage. Verkoopprijs plus BTW-bedrag is gelijk aan het totaal te betalen bedrag of het factuurbedrag. Dat is het bedrag dat de klant aan jou moet betalen.
In het kort: Bedrag exclusief BTW + BTW-bedrag = Factuurbedrag
Termijn en Aangifte
Natuurlijk ga je deze bedragen die je hebt ontvangen van je klanten ook rapporteren en betalen aan de overheid. Dit doe je aan de hand van een aangifte (= een online document, opgesteld door de overheid met vakken en roosters) en in een bepaalde termijn: per kwartaal of maand.
Dit is gewijzigd sinds januari 2025 en ik heb de termijnen hieronder mee aangepast. Voor de laatste wijzigingen kijk je best op de website van FOD financiën.
Ook gebruiken ze nu het woord BTW-ketting. De wetgever bedoelt hiermee het systeem van de BTW-aangiftes per periode met de indiening, betaling, controle en terugbetaling.
Kwartaal of Maand
De meeste zelfstandigen kiezen ervoor om de aangifte per kwartaal= kwartaalaangever aan te geven. Dat betekent dat ze telkens voor een periode van drie maanden de cijfers indienen in hun aangiftes.
Kwartaal 1: januari, februari en maart
Kwartaal 2: april, mei, juni
Kwartaal 3: juli, augustus, september
Kwartaal 4: oktober, november, december
Je moet kiezen voor maandaangifte als je omzet (verkopen) hebt van meer dan 2. 500.000 euro (exclusief BTW).
Echter als je
-je een handelaar bent van energieproducten zoals olie voor brandstof
-toestellen voor mobiele telefonie, computer en toebehoren
-landvoertuigen met motor
als dan de omzet meer is dan 250.000 euro (exclusief BTW) moet je kiezen voor je aangifte per maand in te dienen.
Ook als je maandelijks intracommunautaire opgaven moet indienen, ben je een maandaangever.
Wanneer kwartaal
Je vult je aangifte in als je een kwartaalaangever bent voor de 25ste van de volgende maand als het kwartaal waarop je belast bent, waarvoor je je kosten en je omzet indient.
Voor kwartaal 1: 25 april 20XX
Voor kwartaal 2: 25 juli 20XX (vakantieregeling in 2025: 08/08/2025)
Voor kwartaal 3: 25 oktober 20XX
Voor kwartaal 4: 25 januari 20X1 (= het jaar daarop)
Samen met de aangifte betaal je de BTW te betalen uiterlijk op de 25ste van de maand.
Wanneer maand
Je vult je aangifte in als je een maandaangever bent voor de 20ste van de volgende maand als de maand waarop je belast bent, waarvoor je je kosten en verkopen indient.
Voor januari: 20 februari 20XX
Voor februari: 20 maart 20XX
Voor maart: 20 april 20XX
Voor april: 20 mei 20XX
Voor mei: 20 juni 20XX
voor juni: 20 juli 20XX (vakantieregeling voor 2025: 08/08/2025 )
Voor juli: 20 augustus 20XX (vakantieregeling voor 2025: 10/09/2025)
Voor augustus: 20 september 20XX
Voor september: 20 oktober 20XX
Voor oktober: 20 november 20XX
Voor november: 20 december 20XX
Voor december: 20 januari 20X1 (= het jaar daarop)
Ook hier geldt dat als de 20ste op een weekend of feestdag valt, het de eerstvolgende werkdag is waarop de aangifte moet ingediend worden.
Samen met de aangifte betaal je de BTW te betalen uiterlijk op de 20ste van de maand.
Wat aangeven
Je geeft vier soorten activiteiten of handelingen aan:
-Levering van goederen: aankopen en verkopen van voorwerpen zoals een boek, een bureaustoel, een computer zolang de levering gebeurt in België.
-Verrichten van diensten: Verlenen van een service, een onderhoud zoals herstellen computer, herstellen auto, huren van verhuiswagen of kantoor zolang de verkoper in België is gevestigd.
-Invoer: Aankopen van goederen van een land buiten de EU (= Europese Unie). BTW is te betalen vanaf het moment dat het voorwerp binnenkomt in de EU. Deze BTW is aftrekbaar.
-Intracommunautaire verwervingen: Aankopen van goederen binnen de EU. Als de koper en verkoper een geldig BTW-nummer hebben is deze btw ook aftrekbaar en te betalen. Op de factuur noteer je in dit geval altijd ‘BTW verlegd’.
Uiteraard zijn er hier eveneens uitzonderingen: vrijgesteld van BTW, maar het is niet mogelijk om de BTW af te trekken bijvoorbeeld bij uitvoer (buiten de EU) of vrijgesteld vanwege cultureel of sociaal karakter zoals bij notarissen en onderwijsinstellingen.
Met andere woorden: Je geeft alle aankopen en verkopen aan voor die periode maand of kwartaal waarvoor je de aangifte doet. Eveneens geef je ook de BTW aan op verkopen (=verschuldigde of te betalen) en de BTW op aankopen (=Aftrekbare).
Deze cijfers vind je in je aan- en verkoopfacturen, creditnota’s en tickets.
Bovendien geef je ook door hoeveel je verkocht en aangekocht hebt in de EU (intracommunautair) of in het buitenland (buiten de EU, import of export)
berekenen
Om de BTW te berekenen heb je uiteindelijk twee cijfers nodig namelijk die van het totaal van de aftrekbare BTW die je hebt betaald aan je leveranciers via hun facturen en het totaal van de omzet die je hebt ontvangen van je klanten via jouw facturen. He resultaat daarvan geeft weer of je BTW moet betalen aan de overheid of je BTW terugkrijgt.
In het kort:
- BTW op aankopen MIN BTW op verkopen = Terug te vorderen: Terugkrijgen van overheid
- BTW op verkopen MIN BTW op aankopen = Te betalen: Betalen aan overheid
Voorbeeld: Als je 10.000 euro hebt ontvangen aan BTW via verkoopfacturen,
7.000 euro betaald hebt aan BTW via aankoopfacturen.
Dan betaal je 3.000 euro aan de overheid.
In het kort: 10.000 – 7.000 = 3.000 euro
Waar indienen
De aangifte indienen doe je via een online formulier op https://financien.belgium.be/nl/E-services/Intervat, kortweg Intervat van de FOD Financieën. Op de link kun je inloggen door rechts te drukken op het logo van ‘Intervat’.
Je kunt inloggen met behulp van je eID-kaartlezer, door Itsme of met digitale sleutels door beveiligingscode en gebruikersnaam + wachtwoord.
Hoe ingeven
Eens ingelogd op Intervat op naam van je onderneming, vul je de aangifte in:
-Je vult je BTW-nummer in en duidt aan dat je een ‘periodieke aangifte’ gaat invullen.
-Je kijkt de voorgevulde contactgegevens na. Het is altijd handig om daar op zijn minst een e-mail in te vullen, zodat bij vragen de overheid je bij vragen snel kan contacteren.
– Je selecteert de juiste periode: eerst jaar en dan per maand of kwartaal.
-Vervolgens kies je de roosters die je gaat invullen.
-Je vult de bedragen in van omzet, kosten, aftrekbare en te betalen BTW en het saldo.
-Eventuele opmerkingen kun je toevoegen, bijvoorbeeld als je iets hebt ingevuld in Rooster 00 vraagt het systeem daar een opmerking voor.
-Je controleert de ingevulde gegevens en laat het systeem ook nakijken op fouten.
-Dan dien je de aangifte in door deze digitaal te ondertekenen voor akkoord.
-Na het versturen van de aangifte, download je het ontvangstbewijs. Dit is namelijk je bewijs van indiening.
Je kunt ook je al ingediende aangifte verbeteren door in Intervat de aangifte via nummer of periode op te zoeken om deze zo te wijzigen. Dit wordt binnenkort aangepast.
Tijdig betalen
De aangifte indienen doe je best op tijd, ten laatste op de dag van de deadline, want anders betaal je meteen een boete van 100 euro. Deze boete loopt op, naargelang de tijd verder gaat.
Samen met indiening van de aangifte betaal je op die dag ook het bedrag van te betalen aan de overheid (als er BTW te betalen is). Het heeft dezelfde deadline.
Op het ontvangstbewijs staat de bankrekening en ook de mededeling die je hoort te gebruiken bij de betaling.
Contact bij vragen
Je kunt contact opnemen via deze algemene website.
Of je kan ook inloggen via My Minfin voor je gepersonaliseerde contactgegevens.
Via deze link kan je opzoeken per thema of je kan via deze link een kantoor opzoeken via kantoornaam, e-mail, telefoon, bankrekening, code of datum van wijziging .
Belang voor jou
Een tijdig ingediende en correcte aangifte is niet alleen een wettelijk verplichting. Het voorkomt ook dat je boetes moet betalen en zo vermijdt je juridische problemen. Je krijgt eveneens veel sneller je geld terug als je recht hebt op een terugbetaling van BTW.
Belangrijker nog, door de controle van je cijfers voordat je de BTW-aangifte indiende, heb je nu een overzicht van hoeveel je kosten en omzet zijn van de aangegeven periode.
Met andere woorden: Je hebt een voorlopig resultaat van die bewuste periode, waarmee je kunt kijken hoe je het doet met je onderneming. En hopelijk maak je winst, zo niet kan je heel snel de nodige wijzigingen doorvoeren.
Leerrijke groetjes
Sandrina