Een nieuwe blog van Office-SFA, na mijn 2 blogs over voorstellen en zichtbaar zijn en doelgroepen, doelgroepen wil ik het nu hebben over administratie, ondersteuninng en de verschillende taken van de administratie in een onderneming + enkele tips en een goede mappenstructuur.
Definitie: encyclo
‘Alle zaken en handelingen die betrekking hebben op het beheer van een organisatie, met name in verband met het budget, het personeel en de productie. De term administratie wordt in engere zin ook gebruikt voor al de schriftstukken die tot een dergelijk beheer behoren.’
Uw Administratie
In een administratie moet er veel gebeuren, zodat sommige ondernemers totaal verloren lopen in de administratie van uw eigen onderneming. Ze zien door de bomen het bos niet meer, dus stellen deze ondernemers de administratieve taken altijd uit tot op het laatste moment. Echter dat werkt niet.
Dat weet elke ondernemer. Echter door tijdsdruk en voorrang te geven aan de winstgevende activiteiten, kan u soms niet anders. De administratie is hopeloos achteruit. En dat is een doodzonde, want een goede administratie leert veel over de onderneming aan de ondernemer. Meer daarover in de volgende blog.
Meest voorkomende taken in iedere administratie:
-Verkoopgesprekken inplannen
-Offertes voor klanten
-Verkoopfacturen opmaken en versturen
-Aanmaningen versturen
-Bank nakijken op betalingen
-Aankoopfacturen verzamelen
-Aankoop- en verkoopfacturen sorteren
-Inboeken facturen en bankuittreksels
-Klanten- en leveranciersbeheer
-Personeelsbeleid
-Magazijnbeheer
-Of verzamelen en inscannen naar boekhouder
-BTW, aankoopfacturen en personeel betalen
Tips
-Maak een vaste, wekelijkse afspraak met uw administratie en noteer in uw agenda. Plan zeker 2 uur per week in voor uw administratie. Kies voor 2 uur wekelijks inplaats van 8 uur in één keer net voor een deadline van bijvoorbeeld indiening BTW! Dat is vragen voor problemen.
–Bewaar alles rond administratie op één plaats, dat kan online (inscannen) of offline (ringmappen).
Bij ontvangst van een boekhouddocument, zet het meteen in de juiste plaats. Maak een gewoonte van alles meteen goed te bewaren.
–Een goede structuur is ook belangrijk zowel online als offline. Zo kan u al uw informatie snel en gemakkelijk terugvinden. Handig als u een cijferoverzicht wil maken van uw onderneming.
Voorbeeld van een mappenstructuur:
1. Business Management:
1.1 Werkprocessen
1.2 Ondernemersplan
1.3 Projectplanning
1.4 Klantenoverzicht
1.5 Urenregistratie
1.6 Team of Personeel
- Marketing & Sociale media
2.1 Huisstijl
2.2 Marktonderzoek
2.3 Marketingmissie
2.4 Website
2.5 Mailsjablonen
2.6 Weggevers
2.7 Video
2.8 Blog
2.9 Sociale Media
2.10 Afbeeldingen
2.11 Marketingplanning
2.12 Reviews
3. Verkopen
3.1 Projecten
3.2 Klanten
3.3 Prospecten
3.4 Leads
3.5 Aankopen
3.6 Offertes
4. Dienstverlening:
4. 1 Per project of Per dienst
5. Communicatie
5.1 Project 1 op
5.2 Sjablonen
5.3 FAQ
5.4 Juridisch
5.5 Drukwerk
5.6 Leveranciers
5.7 Netwerk
5.8 Team of Personeel
6. Financieel
6.1 Cashflow
6.2 Boekhouding per jaar
6.2.1 Aankoopfacturen
6.2.2 Verkoopfacturen
6.2.3 Bankuittreksels
6.2.4 Kilometerregistratie
6.2.5 Wagenpark
6.2.6 Communicatie boekhouder
6.2.7 Belasting
6.3 Overzichten
Ondersteuning
Voor sommige KMO’s is goed organiseren van de administratie, alleen niet genoeg. Er blijft een nood aan extra hulp. Dan denk ik aan KMO’s die niet iemand kunnen aannemen voor de administratie of het is een taak voor de zaakvoerder, waarvoor het teveel wordt en/of die niet de nodige kennis heeft. De KMO heeft assistentie nodig voor een aantal uren. Voor deze klanten geef ik met Office-SFA de essentiële ondersteuning of opleiding.