Waarom dit onderwerp zo belangrijk is
Als je boekhouding studeert of met boekhouden te maken krijgt, kom je al snel terecht bij de twee basisonderwerpen: aankopen en verkopen. Dat lijkt misschien vanzelfsprekend, want iedereen weet dat bedrijven dingen kopen en verkopen. Echter in de boekhouding moet je precies weten hoe je dat verwerkt.
Elke factuur moet een plek krijgen in je grootboek. En omdat er verschillende soorten aankopen en verkopen bestaan, gebruik je telkens andere rekeningen. Voeg daar de btw-verwerking aan toe en het wordt een ingewikkelde puzzel.
Maar geen paniek: samen maken we de puzzel overzichtelijk. Ik neem je mee door de logica achter aankopen en verkopen en geef je zoveel voorbeelden dat je dit straks met een beetje nadenken kunt toepassen.
1. Wat zijn aankopen en verkopen in de boekhouding?
Heel eenvoudig:
-
Aankopen = alles wat je bedrijf nodig heeft om te kunnen werken zoals goederen om door te verkopen, alles voor je kantoor inclusief het meubilair en computers + diensten zoals onderhoud van dat kantoor.
-
Verkopen = alles wat je bedrijf levert zowel goederen als diensten aan klanten en waarvoor je inkomsten ontvangt, dus waarvoor men je betaalt.
Klinkt simpel, maar er zijn verschillende soorten. Daarom moet je in de boekhouding altijd een onderscheid maken.
2. Aankopen – de basis
Elke aankoop komt neer op drie vragen:
-
Wat koop je aan? → welke goederen of welke dienst en voor welk doel? Dit bepaalt namelijk de grootboekrekening.
Zie blog MAR over de grootboekrekeningen. -
Is er btw? → zo ja, dan gebruik je 411 Te vorderen btw of aftrekbare btw.
-
Hoe betaal je? → meestal op krediet: aantal dagen tot betalingsdatum (440 Leveranciers) of direct via de bank (550).
In de voorbeelden hieronder is gebruik gemaakt van journaalposten en boekingsregels.
Soorten aankopen
2.1 Handelsgoederen (600)
Dit zijn goederen die je koopt om ze door te verkopen.
-
Voorbeeld: je hebt een boekenwinkel en koopt 100 romans in voor in totaal 1.000,00 euro + 21% btw.
-
600 Handelsgoederen: 1.000,00 euro debet
-
411 Te vorderen btw: 210,00 euro debet
-
@ 440 Leveranciers: 1.210,00 euro credit
-
2.2 Grondstoffen (601)
Dit gebruik je vooral in productiebedrijven.
-
Voorbeeld: een bakker koopt 500 kg bloem voor 300,00 euro + 6% btw
-
601 Grondstoffen: 300,00 euro debet
-
411 Te vorderen btw: 18,00 euro debet
-
@ 440 Leveranciers: 318,010 euro credit
-
2.3 Hulpstoffen (602)
Ondersteunende materialen die niet in het eindproduct terechtkomen.
-
Voorbeeld: schoonmaakmiddelen voor de bakkerij.
2.4 Diensten en diverse goederen (61)
Dit is een heel brede categorie: van elektriciteit tot internet en van huur tot transport. Hier komt alles terecht wat je niet rechtstreeks gebruikt bij je verkoopsgoederen of -diensten.
-
Voorbeeld: energiefactuur van 200,00 + 21% btw.
-
61 Diverse goederen of diensten: 200,00 euro debet
-
411 Te vorderen btw: 42,00 euro debet
-
@ 440 Leveranciers: 242,00 euro credit
-
2.5 Investeringsmateriaal of niet (61 of 22-27)
Hier moet je goed opletten:
-
Gebruik je het korter dan een jaar? → 61 (diensten en diverse goederen).
-
Gebruik je het langer dan een jaar? → 2x (vaste actief).
Machines, gebouwen, meubilair … Dit zijn materiële vaste activa. Ze blijven lang in de onderneming, dus worden ze jaarlijks afgeschreven.
-
Voorbeeld A: je koopt een printer van 100,00 (korte termijn, minder dan 1 jaar gebruiksduur).
-
61 Klein materiaal: 100,00 euro debet
-
411 Te vorderen btw: 21,00 euro debet
-
@ 440 Leveranciers: 121,00 euro credit
-
-
Voorbeeld B: je koopt een laptop van 1.200,00 euro (lange termijn, gebruik voor meerdere jaren).
-
2400 kantooruitrusting: 1.200,00 euro debet
-
411 Te vorderen btw: 252,00 euro debet
-
@ 440 Leveranciers: 1.452,00 euro credit
-
Daarna schrijf je de laptop jaarlijks af.
2.6 Financiële kosten (65x)
Bankkosten, interest, wisselkoersverliezen. Hier komt alles wat te maken heeft met kosten rond geld.
-
Voorbeeld: maandelijkse bankkosten van 7,00 (zonder BTW-aftrek).
-
650 Bankkosten: 7,00 euro debet
-
@ 550 Bank: 7,00 euro credit
-
2.7 Aankopen diensten en goederen in EU (btw verlegd, intracommuntautair)
Hier moet je opletten: de leverancier rekent geen btw aan, dus je moet zelf Belgische btw boeken.
-
Voorbeeld: Google Ads uit Ierland, 1.000,00
-
604 Publiciteitskosten: 1.000,00 euro debet
-
411 Te vorderen btw: 210,00 debet
-
@ 451 Te betalen btw: 210,00 credit
-
440 Leveranciers: 1.000,00 credit
-
Het netto-effect van de btw is meestal nul, maar je moet het wel correct rapporteren. En beide ondernemers moeten een correct BTW-nummer hebben van een EU-lidstaat met de vermelding BTW verlegd.
Zie hier voor de officiële uitleg op Belgium.be
2.8 Aankopen goederen uit het buiteland, niet in de EU.
Hier moet je extra opletten: de leverancier rekent geen btw aan, je moet hier Belgische btw en invoerrechten betalen in het EU-land van aankomt, vaak via een transportonderneming.
-
- Voorbeeld: Google Ads uit Ierland, 500 euro
-
61 Aankoop fotomateriaal: 500,00 euro debet
- 440 Leveranciers: 500,00 euro
Vaak moet je bij deze facturen de bedragen omzetten in euro met de wisselkoers op dat moment.
2.9 Privégebruik
Als je iets privé gebruikt, splits je dat uit. Bijvoorbeeld: je betaalt je gsm-abonnement via de zaak, als zaakvoerder of bij een eenmanszaak, maar gebruikt het voor 50% privé.
Dan corrigeer je dit in je boekingen: je boekt 50% in de kosten op rekening 61 GSM debet en de overige 50% op rekening 416 Voorschotten R/C aan… credit.
3. Verkopen – de basis
Elke verkoop boek je als volgt:
- Handelsdebiteuren, aan wie je verkoopt (400) → debet
-
@ Omzet of verkopen handelsgoederen of diensten (7xx) → credit
-
Verschuldigde BTW of Te betalen BTW (451) → credit
Zie blog BTW
Soorten verkopen
3.1 Handelsgoederen (704)
De standaardverkoop van aangekochte producten.
-
Voorbeeld: je verkoopt een fles wijn voor 20,00 euro + 21% BTW.
-
400 Handelsdebiteuren: 24,20 euro debet
-
@ 704 Omzet: 20,00 euro credit
-
451 Te betalen btw: 4,20 euro credit
-
3.2 Diensten (700)
Voor consultants, coaches, designers, virtuele assistents (VA), herstellers, bijlesgevers, …
-
Voorbeeld: je geeft een coaching voor €500 + 21% BTW.
-
400 Handelsdebiteuren: 605,00 euro debet
-
@ 700 Diensten: 500,00 euro credit
-
451 Te betalen btw: 105,00 euro credit
-
3.4 Verkoop vast actief (707 of 74)
Bij verkoop van een vast actief zoals een machine of auto. Hierbij moet je rekening houden met eventuele meerwaarde / minderwaarde en het vast actief volledig uit de boekhouding halen. Het vast actief is namelijk in werkelijkheid niet meer in de onderneming, dus kan het ook in de boekhouding van je onderneming niet meer bestaan.
3.5 Creditnota verkoop (708)
UCN= Uitgaande creditnota
Bij een fout of retour boek je een negatieve omzet.
-
Voorbeeld: klant stuurt 500,00 euro aan handelsgoederen terug.
-
704 of 70402 Retours op handelsgoederen: 500,00 euro debet
-
451 Te betalen btw: 105,00 euro debet
-
@ 400 Handelsdebiteuren: 605,00 euro credit
-
Bij aankopen is dit een ICN= een inkomende creditnota.
3.7 Intracommunautaire leveringen (EU, 0% btw)
Je verkoopt aan een klant binnen de EU met een geldig btw-nummer.
-
Voorbeeld: verkoop aan Nederlandse klant, 5.000,00 euro.
-
400 Klanten: 5.000,00 euro debet
-
@ 700 Omzet: 5.000,00 euro credit
-
3.8 Export buiten EU (0% btw)
Verkoop aan klanten buiten de EU. Vrijgesteld van btw, mits bewijs zoals factuur vervoersonderneming en versturing naar klant in buitenland met afgetekende bestelbon en CMR (vrachtbrief).
3.9 Privéonttrekking (489)
Wanneer je als ondernemer zelf producten uit de zaak neemt, boek je als ondernemer via 416 Voorschotten R/C aan…
4. Btw bij aankopen en verkopen
De btw is vaak de grootste bron van verwarring voor studenten. Het belangrijkste om te onthouden:
-
Bij aankopen: btw op 411 Aftrekbare BTW of Te vorderen btw (je krijgt het terug).
-
Bij verkopen: btw op 451 Verschuldigde BTW of Te betalen btw (je moet het betalen).
5. De link met de btw-aangifte
Elke boeking komt uiteindelijk terecht in je btw-aangifte.
Hier vind de volledige uitleg over de BTW: van aanvraag tot indiening BTW-aangifte.
Conclusie
Als je de logica achter aankopen en verkopen eenmaal begrijpt, merk je dat het telkens hetzelfde patroon volgt:
-
Wat koop of verkoop je?
-
Welke rekening hoort daarbij?
-
Moet je btw boeken (411 of 451)?
-
Is er een uitzondering (korting, creditnota, buitenland, privé)?
Met dit blog-artikel kun je niet alleen je examen voorbereiden, maar ook zelfverzekerd boekingen maken in de praktijk. Dus ga aan de slag, al doende leert men!
Ondernemende groetjes
Sandrina
Klaar om van Falen naar Vlammen te gaan?
Twijfel niet langer en geef jezelf de kennis en vaardigheden die je nodig hebt.
Ga naar het online traject ‘Van Falen naar Vlammen met boekhouden’ en ontdek hoe in dit lespakket, je alle kansen krijgt om te slagen voor het vak boekhouden.
Of meer lezen: 10 praktische tips om boekhouden te leren en te oefenen